« Logiciel de planning gratuit » ne désigne pas un logiciel, mais trois. Le premier organise les horaires d’une équipe, c’est le planning du personnel. Le deuxième coordonne des tâches et des projets. Le troisième fait réserver des créneaux à vos clients, c’est la prise de rendez-vous. Confondre les trois est l’erreur qui coûte le plus de temps, car un outil taillé pour l’un est inutilisable pour l’autre.
Deuxième réalité, aussi décisive : le mot « gratuit » cache lui aussi trois situations. Gratuit à vie, gratuit jusqu’à un plafond qui vous force à payer, ou simple essai déguisé. Et pour le planning du personnel, la version réellement gratuite se résume le plus souvent à un tableur. Voilà la réponse courte. Le reste de cet article dit, pour chaque famille, où se situe exactement le mur.
Trois logiciels différents portent le même nom
Avant de comparer quoi que ce soit, tranchez la famille. Elle détermine tout le reste.
Le planning du personnel gère des personnes : qui travaille, quand, sur quel poste, combien d’heures. Il calcule des compteurs de congés, alerte sur les repos obligatoires et les amplitudes, prépare des exports vers la paie. C’est le besoin d’un restaurant, d’un commerce, d’un cabinet, de toute structure à horaires variables. Si vous devez gérer des shifts prédéfinis ou optimiser le planning d’une équipe en magasin, vous êtes dans cette famille.
La gestion de projet gère des tâches : ce qu’il y a à faire, dans quel ordre, avec quelles dépendances, qui est responsable. Trello, monday, ClickUp, Asana vivent ici. Ces outils affichent des tableaux Kanban, des diagrammes de Gantt, des listes. Ils ne connaissent rien au droit du travail : ils ne compteront jamais un droit à congés ni un dépassement d’amplitude.
La prise de rendez-vous gère des créneaux : un client clique sur un lien et réserve. Calendly, Cal.com et la page de réservation de Google Agenda répondent à ce besoin. C’est l’outil du consultant, du thérapeute, du coach, pas celui d’un gérant qui monte le planning de ses serveurs.
Le test tient en une question : voulez-vous organiser vos salariés, vos projets, ou les réservations de vos clients ? La réponse écarte d’emblée les deux tiers du marché.
Gratuit à vie, gratuit jusqu’au mur, ou simple essai
Une fois la famille choisie, le mot « gratuit » se décline en trois engagements très différents. Le tableau ci-dessous classe les principaux outils par famille et par nature de leur gratuit. La colonne « plafond réel » indique le premier mur que vous toucherez, pas la liste des fonctions. Les limites ont été relevées sur les grilles tarifaires des éditeurs en août 2026.
| Outil | Famille | Nature du gratuit | Plafond réel et hébergement |
|---|---|---|---|
| Calendly | Rendez-vous | Gratuit à vie | 1 seul type de rendez-vous, 1 agenda connecté, marque Calendly imposée. Données sous droit américain. |
| Cal.com | Rendez-vous | Gratuit à vie | Types de rendez-vous illimités, 1 utilisateur. Open source, hébergeable en UE (technique). |
| Google Agenda | Rendez-vous | Gratuit à vie | 1 seule page de réservation, pas de paiement. Données sous droit américain. |
| Trello | Projet | Gratuit à vie | 10 tableaux et 10 collaborateurs par espace, 250 automatisations par mois. Données sous droit américain. |
| monday.com | Projet | Gratuit à vie | 2 sièges maximum, 3 tableaux, ni automatisations ni intégrations. Données sous droit américain. |
| ClickUp | Projet | Gratuit à vie | Utilisateurs illimités, mais stockage bridé (environ 60 Mo). Données sous droit américain. |
| Skello, Combo, Agendrix | Personnel | Essai seulement | 7 à 21 jours, aucun plan gratuit permanent. Skello et Combo sont français, Agendrix canadien. |
| Excel, Sheets, Notion | Personnel léger | Gratuit | Aucun calcul RH ni export paie automatisés. Hébergement selon l’éditeur du tableur. |
La leçon la plus utile de ce tableau tient dans sa dernière ligne : pour le planning du personnel, il n’existe pratiquement pas de logiciel dédié réellement gratuit. Skello, Combo ou Agendrix se présentent partout comme des solutions à tester, mais leur « gratuit » est un essai de deux à trois semaines, suivi d’un abonnement facturé par établissement. Le seul gratuit durable pour cette famille reste le tableur.
Le vrai coût du gratuit
La bonne question n’est pas « est-ce gratuit ? » mais « jusqu’où, et que coûte le mur ? ». Un plan gratuit à vie a toujours un plafond, et ce plafond est rarement celui que la page tarifaire met en avant.
Prenez monday.com. On le voit souvent présenté comme « gratuit à vie et complet ». Il est bien gratuit à vie, mais plafonné à deux sièges. Le troisième collaborateur ne coûte pas un siège : il fait basculer tout l’espace vers un abonnement payant, avec un minimum de trois sièges facturés. Vous êtes deux, vous ne payez rien ; vous devenez trois, vous payez pour trois. Chez Trello, le mur n’est pas le nombre de tableaux que tout le monde surveille, mais le onzième collaborateur : au-delà de dix, tout l’espace passe au payant. ClickUp joue l’inverse en offrant des utilisateurs illimités, et se rattrape sur un stockage de fichiers minuscule.
Ce mur a un coût caché rarement chiffré : celui du changement d’outil. Migrer un an de données, réhabituer une équipe, refaire les paramétrages, c’est le prix qu’on paie pour avoir choisi trop vite. Le prix par mois affiché n’est donc pas le bon indicateur. Le bon indicateur, c’est le nombre de personnes et de projets à partir duquel votre gratuit se transforme en abonnement, et ce nombre, vous le connaissez déjà.
L’arbitrage que personne ne pose : gratuit ou hébergé en Europe
Un planning de personnel contient des données personnelles de salariés, un planning de rendez-vous contient celles de vos clients. Or, dans les familles projet et rendez-vous, presque tous les outils réellement gratuits (Trello, monday, ClickUp, Calendly, Google Agenda) traitent ces données sous juridiction américaine. Les rares solutions à héberger en Europe par défaut n’ont, elles, quasiment jamais de vraie offre gratuite. Le choix se résume souvent à cet arbitrage : gratuit, ou hébergé en UE, rarement les deux. Cal.com est l’exception partielle, son code ouvert permettant un auto-hébergement européen, au prix de compétences techniques.
Pour le personnel, le tableur reste imbattable au démarrage
Tant que votre équipe tient sur une main, que les horaires sont stables et les absences rares, un tableau partagé fait le travail sans rien coûter. C’est même une bonne discipline : construire son planning sur un modèle gratuit sur Excel oblige à poser sa logique d’organisation avant d’acheter un logiciel qui l’imposera. Le tableur montre ses limites le jour où vous devez appliquer des règles précises, gérer des compteurs ou respecter les délais de prévenance lors d’un changement de planning. Ce jour-là, un logiciel dédié devient rentable, et il sera payant.
Que choisir selon votre cas
Le verdict dépend entièrement de la famille et de la taille.
Un indépendant qui prend des rendez-vous. Le gratuit suffit largement. Calendly convient si vous ne proposez qu’un seul type de créneau ; Cal.com si vous en voulez plusieurs et que vous tenez à un hébergement maîtrisé ; Google Agenda si vous vivez déjà dans Gmail et vous contentez d’une page.
Une petite équipe qui pilote des projets. À deux, monday gratuit tient. À trois ou plus, passez à ClickUp, dont l’offre gratuite ne plafonne pas le nombre d’utilisateurs, ou à Trello si votre logique est visuelle et que vous restez sous dix personnes et dix tableaux.
Une TPE de terrain à horaires variables. Aucun logiciel de planning du personnel n’est durablement gratuit. Démarrez sur tableur pour structurer votre organisation, puis budgétez un outil payant dès que les shifts, les échanges de dernière minute et les compteurs de congés deviennent ingérables à la main.
Plus de dix personnes, plusieurs sites, ou un besoin d’export paie. Le gratuit n’est plus une option pertinente. À ce stade, le risque d’une erreur de planning ou d’un litige sur un compteur dépasse largement le coût d’un abonnement. La vraie décision n’est plus « gratuit ou payant » mais « quel outil paramétrable pour mes règles métier ».
En résumé : cherchez d’abord la famille, mesurez ensuite votre plafond, et rappelez-vous que le gratuit ne coûte jamais zéro. Il se paie au moment précis où vous touchez le mur.
