Droit à l’image en entreprise : ce que dit la loi et comment l’encadrer

Publier la photo d’un salarié sur le site internet, filmer une équipe pour une vidéo LinkedIn, afficher un trombinoscope dans l’open space : ces gestes du quotidien engagent la responsabilité de l’entreprise. Le droit à l’image en entreprise encadre strictement ce que l’employeur peut faire, ou non, de l’image de ses salariés, de ses clients et de ses visiteurs. Contrairement à une idée reçue, le lien de subordination du contrat de travail ne donne aucun droit automatique sur l’image de la personne : un commercial, un chargé de clientèle ou un community manager, même exposés par nature de leur poste, restent libres de refuser d’apparaître sur un support de communication externe. Cet article se concentre sur les usages professionnels concrets, les risques juridiques réels et la méthode pour bâtir une politique interne solide : il complète, sans le redire, un guide plus général sur le droit à l’image.

Qu’est-ce que le droit à l’image en entreprise ?

Le droit à l’image découle du droit au respect de la vie privée, protégé par l’article 9 du Code civil. Toute personne, y compris dans un cadre professionnel, dispose du droit de s’opposer à la captation, à la reproduction ou à la diffusion de son image sans son accord. En entreprise, ce principe s’applique à trois catégories de personnes : les salariés (photo de profil, vidéo institutionnelle, réseaux sociaux), les clients ou prospects (témoignages, événements, salons) et les visiteurs ou prestataires présents sur site. L’employeur n’a pas de statut particulier qui lui permettrait de s’affranchir de cette règle : il doit, comme tout diffuseur, obtenir un accord préalable et informé avant toute utilisation. Ce principe vaut quel que soit le support envisagé, du post Instagram ponctuel à la campagne d’affichage pluriannuelle.

Salariés, stagiaires, prestataires : les nuances selon le statut

Le principe du consentement préalable est identique pour tout le monde, mais son application concrète varie selon le lien contractuel :

• Salariés en CDI ou CDD : l’autorisation peut être intégrée au contrat de travail ou faire l’objet d’un document séparé signé lors de l’embauche, avec une clause de retrait clairement identifiée.
• Stagiaires et alternants : souvent jeunes et peu informés de leurs droits, ils méritent une vigilance renforcée. Une convention de stage ne vaut pas autorisation de diffusion d’image ; un document distinct reste nécessaire.
• Intérimaires : l’autorisation relève en principe de l’entreprise utilisatrice, celle qui organise réellement la prise de vue et en assure la diffusion, et non de l’agence d’intérim qui gère le contrat de travail.
• Prestataires et sous-traitants (photographe, agence de communication, freelance en mission sur site) : deux droits distincts se superposent. Le photographe détient un droit d’auteur sur le cliché qu’il a produit, tandis que la personne photographiée conserve son droit à l’image sur sa propre représentation. Un contrat de prestation qui cède les droits d’auteur à l’entreprise ne règle donc jamais, à lui seul, la question du consentement des personnes visibles sur l’image.
• Candidats en recrutement : demander une photo sur un CV ou lors d’un entretien vidéo ne pose pas de difficulté en soi, mais réutiliser cette image dans une communication de marque employeur (témoignage, vidéo « rejoignez-nous ») exige un accord spécifique et distinct de la candidature.

Quelles situations concrètes en entreprise sont concernées ?

Le droit à l’image en entreprise couvre des usages très variés, qui n’appellent pas tous le même niveau de vigilance :

• Site internet et réseaux sociaux : photo d’équipe, portrait sur une page « Nos experts », publication LinkedIn ou Instagram d’un événement interne.
• Communication commerciale : plaquette, catalogue, vidéo de présentation avec des salariés en situation de travail.
• Trombinoscope et annuaire interne : usage plus restreint, mais qui suppose tout de même l’information du salarié.
• Photo de profil professionnelle imposée : certaines entreprises font réaliser une séance photo pour uniformiser les profils LinkedIn des équipes commerciales ; l’usage externe de cette photo (LinkedIn étant un réseau public) doit être expressément couvert par l’autorisation, distinct d’un simple usage intranet.
• Vidéo de recrutement ou webinaire enregistré : les intervenants internes filmés doivent être informés que le contenu sera diffusé publiquement et conservé dans la durée, parfois plusieurs années sur une chaîne YouTube ou un site carrière.
• Clients et prospects : témoignage filmé, photo prise lors d’un salon professionnel ou d’un événement client.
• Badge, caméra de vidéosurveillance : régis par des règles spécifiques, distinctes de la diffusion publique de l’image.

Un point mérite d’être clarifié car il crée souvent la confusion : filmer quelqu’un dans un lieu public répond à des règles différentes de celles applicables en entreprise. Dans la rue ou lors d’un événement ouvert à tous, une personne peut apparaître de façon accessoire dans une prise de vue d’ensemble sans que son accord soit systématiquement requis. Ce n’est pas le cas au sein de l’entreprise, où le salarié est identifiable, nommé, et où la diffusion sert un objectif de communication précis : l’autorisation explicite reste la règle.

RGPD et droit à l’image : les obligations de l’employeur

Une photographie ou une vidéo sur laquelle une personne est identifiable constitue une donnée personnelle au sens du RGPD. L’employeur qui diffuse l’image d’un salarié ou d’un client cumule donc deux obligations : celles issues du droit à l’image (article 9 du Code civil) et celles issues du RGPD, contrôlées en France par la CNIL. Concrètement, cela implique de définir une base légale au traitement, le plus souvent le consentement, d’informer la personne concernée (finalité de l’usage, durée de conservation, droit de retrait), et de limiter la diffusion à ce qui est strictement nécessaire. La CNIL rappelle régulièrement que le consentement donné pour un usage précis (par exemple une photo pour le site internet) ne vaut pas accord pour un autre usage (une campagne publicitaire externe). Dans certains cas très encadrés, l’entreprise peut aussi s’appuyer sur son intérêt légitime plutôt que sur le consentement, par exemple pour une photo d’ambiance très générale prise lors d’un événement professionnel où l’information collective a été donnée en amont ; ce fondement reste toutefois l’exception et ne dispense pas d’un droit d’opposition effectif. Le site service-public.fr constitue une ressource utile pour vérifier les démarches applicables selon la situation.

Que risque une entreprise qui ne respecte pas le droit à l’image ?

C’est la question la plus souvent éludée dans les guides généralistes, alors qu’elle motive directement la mise en conformité. Trois niveaux de risque coexistent :

• Responsabilité civile : sur le fondement de l’article 9 du Code civil, la personne dont l’image a été diffusée sans autorisation peut saisir le tribunal judiciaire et obtenir le retrait de l’image ainsi que des dommages et intérêts en réparation du préjudice moral subi, même en l’absence de préjudice financier démontré.
• Responsabilité pénale : l’article 226-1 du Code pénal sanctionne l’atteinte volontaire à l’intimité de la vie privée d’autrui par la fixation, l’enregistrement ou la transmission de l’image d’une personne se trouvant dans un lieu privé, sans son consentement, d’un an d’emprisonnement et de 45 000 euros d’amende. Ce cas de figure reste rare en entreprise mais illustre la gravité potentielle du sujet, notamment pour des captations réalisées dans des espaces comme les vestiaires ou les bureaux fermés.
• Sanction administrative RGPD : la CNIL peut prononcer une mise en demeure, un rappel à l’ordre ou une sanction financière en cas de manquement caractérisé au traitement de données personnelles. Le règlement européen prévoit, pour les manquements les plus graves, des amendes pouvant atteindre 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial, un plafond qui vise avant tout les grands groupes mais qui rappelle le sérieux du cadre applicable à toute structure.

Au-delà du risque juridique, le coût réputationnel est souvent le plus concret pour une PME : un ancien salarié mécontent qui documente publiquement l’absence de retrait de son image après son départ, ou un client qui découvre son témoignage réutilisé hors du cadre convenu, génère un bad buzz difficile à maîtriser une fois lancé.

Comment rédiger une autorisation de droit à l’image en entreprise ?

Une autorisation de droit à l’image solide, qu’elle prenne la forme d’un document séparé ou d’une clause insérée dans le contrat de travail, doit préciser plusieurs éléments pour être opposable en cas de litige :

• l’identité de la personne et de l’entreprise qui diffuse ;
• la ou les finalités exactes (site web, réseaux sociaux, plaquette, presse) ;
• les supports et la durée de diffusion envisagés ;
• la possibilité de retirer son consentement à tout moment, et les modalités pour le faire ;
• la date et la signature de la personne concernée.

Concrètement, une clause type mentionne par exemple : « J’autorise la société [nom] à photographier et/ou filmer mon image dans le cadre de [événement ou contexte précis], et à diffuser ces images sur [liste des supports] pendant une durée de [durée précise, par exemple la durée du contrat de travail augmentée de 12 mois]. Je peux retirer cette autorisation à tout moment en écrivant à [contact désigné], le retrait prenant effet dans un délai raisonnable. » Cette formulation évite l’écueil le plus fréquent des autorisations trop vagues, qui mentionnent « tous supports, pour une durée illimitée » : une telle rédaction, bien que courante, est de plus en plus fragilisée devant les tribunaux et par la CNIL, qui privilégient une limitation raisonnable dans le temps et dans l’objet.

Un point souvent négligé : le consentement doit être libre. Le faire signer sous la pression, au milieu d’une pile de documents d’embauche, l’expose à être contesté ultérieurement, notamment si le salarié démontre qu’un refus aurait pu être perçu comme préjudiciable. Mieux vaut présenter la demande séparément, avec un délai de réflexion raisonnable, et accepter explicitement un refus sans conséquence sur la relation de travail.

Mettre en place une politique droit à l’image en 5 étapes

Pour une PME qui découvre le sujet ou qui souhaite formaliser une pratique jusque-là informelle, la démarche peut se structurer ainsi :

• 1. Cartographier les usages existants : lister toutes les photos et vidéos de salariés et de clients déjà en circulation (site, réseaux sociaux, plaquettes imprimées, vidéos YouTube), en notant qui apparaît et depuis quand.
• 2. Rédiger un document d’autorisation type : un modèle unique pour les salariés, un autre adapté aux clients et prospects, avec les mentions détaillées plus haut.
• 3. Régulariser l’existant : faire signer rétroactivement les autorisations manquantes pour les contenus encore en ligne, ou retirer les images des personnes qui n’ont jamais donné leur accord.
• 4. Informer collectivement les équipes : une note de service ou un ajout au règlement intérieur explique la politique de l’entreprise, les canaux de diffusion habituels et la procédure de retrait.
• 5. Désigner un référent et une procédure de retrait : une personne identifiée (RH ou communication) centralise les autorisations signées et traite les demandes de retrait sous un délai annoncé, par exemple dix jours ouvrés.

Cette formalisation prend généralement quelques heures pour une structure de moins de cinquante salariés, et évite ensuite de traiter chaque nouvelle campagne de communication comme un cas particulier.

Que faire des photos et vidéos quand un salarié quitte l’entreprise ?

C’est un point de vigilance rarement traité alors qu’il génère de nombreux litiges : le départ d’un salarié ne fait pas disparaître automatiquement son image des supports de communication. Si l’autorisation initiale prévoyait une durée liée au contrat de travail, l’entreprise doit retirer les photos et vidéos à la fin de ce contrat. À défaut de durée précisée, un ancien salarié peut demander le retrait de son image à tout moment, au titre du droit de rétractation attaché au consentement RGPD. Prenons un cas concret : une commerciale quitte l’entreprise après trois ans, période durant laquelle son portrait figurait sur la page « équipe » du site et dans une vidéo de présentation postée sur YouTube. Si rien n’a été précisé dans l’autorisation d’origine, elle est en droit d’exiger le retrait de son image des deux supports, y compris de la vidéo, ce qui suppose parfois de la remonter et de la republier sans le passage concerné, une opération que beaucoup d’entreprises anticipent mal. Il est recommandé d’intégrer une clause de retrait dès la rédaction de l’autorisation, et de traiter la demande sans délai injustifié une fois le départ constaté : site internet, réseaux sociaux, supports imprimés encore en circulation, mais aussi les caches de moteurs de recherche ou les copies partagées par des tiers, qui échappent en revanche au contrôle direct de l’entreprise.

Cas particuliers à ne pas négliger

• Mineurs lors d’événements d’entreprise : journées familles, arbres de Noël, kermesses internes. L’accord d’un ou des deux titulaires de l’autorité parentale est requis avant toute diffusion, même sur un support interne comme une newsletter RH.
• Ambassadeurs et influenceurs internes : lorsqu’un salarié devient volontairement visage de la marque sur les réseaux sociaux professionnels, l’accord doit préciser ce qui se passe en cas de changement de poste ou de service, la portée de l’autorisation évoluant souvent avec la mission.
• Photographies prises par des tiers lors d’un salon : un exposant peut apparaître sur une photo prise par l’organisateur de l’événement ou par un autre visiteur ; l’entreprise n’a alors aucun contrôle direct sur cette diffusion, mais peut demander le retrait auprès du diffuseur si l’image lui porte préjudice.
• Usage de l’image dans un cadre international : une filiale ou un partenaire situé hors de France peut être soumis à une réglementation différente du droit français ; il est prudent de préciser dans l’autorisation la zone géographique de diffusion envisagée, en particulier pour des contenus destinés à un site web accessible mondialement.

Bonnes pratiques pour sécuriser le droit à l’image en entreprise

• Faire signer une autorisation écrite avant toute prise de vue destinée à être diffusée, jamais après coup.
• Distinguer les usages internes (trombinoscope) des usages externes (site, réseaux sociaux, presse), avec des autorisations séparées si nécessaire.
• Conserver une trace des autorisations et de leur périmètre, pour pouvoir répondre rapidement à une demande de retrait.
• Porter une attention particulière au droit à l’image des mineurs lors des événements d’entreprise.
• Vérifier, en cas de recours à un photographe ou une agence externe, que le contrat de prestation ne se substitue pas à l’autorisation des personnes photographiées.
• Former les équipes communication et RH à ne jamais réutiliser une image en dehors du périmètre validé au départ.
• Prévoir, dès la rédaction, la procédure et le délai de retrait applicables en cas de départ du salarié ou de retrait du consentement.

Ces précisions relèvent d’une information générale et ne remplacent pas un conseil juridique adapté à votre situation : pour un cas précis ou un litige déjà engagé, l’accompagnement d’un avocat reste recommandé.

FAQ : droit à l’image en entreprise

Est-ce que mon employeur peut me prendre en photo ?

Un employeur peut photographier un salarié dans le cadre de son activité, mais la diffusion de cette image (site internet, réseaux sociaux, support commercial) suppose en principe son consentement préalable et éclairé. La simple prise de vue sans diffusion est un cas différent, mais reste encadrée dès lors que les images sont conservées ou exploitées.

Quand le droit à l’image ne s’applique pas ?

Le droit à l’image trouve ses limites lorsque la personne n’est pas identifiable (silhouette de dos, visage flouté, plan de foule où personne n’est reconnaissable) ou dans certains usages encadrés par ailleurs, comme le droit à l’information lorsqu’un salarié est visible de façon accessoire dans un reportage de presse sur un événement public. Hors de ces cas, l’accord reste la règle.

Est-ce légal de regarder ses employés par caméra ?

La vidéosurveillance en entreprise relève d’un cadre distinct de la diffusion d’image : elle est encadrée par le RGPD et doit respecter des principes de proportionnalité (finalité de sécurité, information des salariés, durée de conservation limitée), sous le contrôle de la CNIL. Elle ne dispense pas l’employeur d’obtenir une autorisation spécifique s’il souhaite ensuite diffuser des images issues de ce dispositif.

Un salarié peut-il refuser d’apparaître dans une vidéo d’entreprise sans risque pour son poste ?

Oui. Le refus de consentir à la diffusion de son image constitue l’exercice d’un droit et ne peut, en principe, justifier une sanction, une différence de traitement ou une décision défavorable liée au poste. Un employeur qui tiendrait compte d’un tel refus dans l’évaluation ou l’évolution d’un salarié s’expose à un contentieux distinct, potentiellement qualifié de discrimination ou de mesure vexatoire.

Combien de temps une autorisation de droit à l’image reste-t-elle valable ?

Cela dépend exclusivement de ce que prévoit le document signé. En l’absence de durée précisée, la personne conserve la possibilité de retirer son consentement à tout moment, sans justification particulière. C’est pourquoi il est recommandé d’indiquer systématiquement une durée claire, par exemple liée à la durée du contrat de travail ou à une campagne de communication déterminée, plutôt que de laisser une autorisation ouverte indéfiniment.

Faut-il une autorisation écrite ou un accord oral suffit-il ?

Un accord oral n’est juridiquement pas exclu, mais il est extrêmement difficile à prouver en cas de contestation ultérieure. En pratique, seule une autorisation écrite, datée et signée, permet à l’entreprise de démontrer qu’elle disposait bien du consentement de la personne au moment de la diffusion ; c’est la seule option réellement sécurisante pour un usage professionnel.